1. Sơ đồ luồng hướng dẫn
Mục tiêu Chuẩn hóa toàn bộ hồ sơ hợp đồng, nghiệm thu, sản phẩm, bảo hành và tình trạng triển khai để Codex đọc đúng dữ liệu, không lẫn file, không thất lạc hồ sơ.
Luồng xử lý tổng thể
1. Tạo folder tổngTạo thư mục chính trên máy tính để gom toàn bộ hồ sơ.
2. Phân loại dữ liệuHợp đồng, nghiệm thu, sản phẩm, khách hàng/dự án được đưa vào đúng thư mục.
3. Nhập đường dẫn cho CodexCopy đường dẫn folder tổng và yêu cầu Codex đọc toàn bộ dữ liệu.
4. Codex xử lýĐối chiếu hợp đồng, nghiệm thu, sản phẩm, trạng thái và hồ sơ thiếu.
5. Xuất kết quảExcel, checklist, báo cáo, nhật ký cập nhật được lưu vào 06_OUTPUT_CODEX.
2. Cấu trúc folder chuẩn
Tạo đúng cấu trúc dưới đây. Không đổi tên thư mục khi đã đưa vào vận hành để Codex không bị sai đường dẫn.
AIG_OS_QUAN_LY_HOP_DONG_SAN_PHAM
│
├── 01_HOP_DONG
│ ├── Hop_dong_da_ky
│ ├── Hop_dong_dang_xu_ly
│ └── Phu_luc_hop_dong
│
├── 02_NGHIEM_THU
│ ├── Bien_ban_nghiem_thu
│ ├── Hinh_anh_nghiem_thu
│ └── File_ky_xac_nhan
│
├── 03_SAN_PHAM
│ ├── Danh_muc_san_pham
│ ├── Hinh_anh_san_pham
│ ├── Catalogue
│ └── Bao_hanh_bao_tri
│
├── 04_THEO_DOI_TINH_TRANG
│ ├── File_excel_theo_doi
│ ├── Bao_cao_tien_do
│ └── Lich_su_cap_nhat
│
├── 05_KHACH_HANG_DU_AN
│ ├── Thong_tin_khach_hang
│ ├── Thong_tin_du_an
│ └── Lien_he_phu_trach
│
└── 06_OUTPUT_CODEX
├── Excel_xuat_ra
├── Bao_cao_tong_hop
└── Checklist_thuc_hien
3. Quy tắc đặt tên file
| Loại hồ sơ | Cú pháp đặt tên | Ví dụ |
|---|---|---|
| Hợp đồng | HD_TenKhachHang_TenDuAn_Ngay.pdf | HD_Vincom_DOOH_21052026.pdf |
| Nghiệm thu | NT_TenKhachHang_TenDuAn_Ngay.pdf | NT_Vincom_DOOH_26052026.pdf |
| Sản phẩm | SP_TenSanPham_MaSanPham.pdf | SP_LCD_55INCH_AIG001.pdf |
| Báo cáo tiến độ | BC_TienDo_TenDuAn_Ngay.xlsx | BC_TienDo_Vincom_DOOH_21052026.xlsx |
Nguyên tắc kiểm soát
- Mỗi dự án phải có mã dự án.
- Mỗi sản phẩm phải có mã sản phẩm.
- Mỗi lần cập nhật phải có ngày cập nhật.
- Không dùng tên file chung chung như hopdong1.pdf, nghiemthu.pdf, final.xlsx.
4. Bảng Excel theo dõi tình trạng sản phẩm
Tạo file theo_doi_tinh_trang_san_pham_AIG.xlsx trong thư mục 04_THEO_DOI_TINH_TRANG/File_excel_theo_doi.
| STT | Mã sản phẩm | Tên sản phẩm | Khách hàng | Dự án | Số HĐ | Trạng thái | Phụ trách |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | AIG001 | LCD 55 inch | Vincom | DOOH | HD-001 | Chờ nghiệm thu | Sale/OM |
| 2 | AIG002 | Sending Box | Khách hàng A | Local WiFi | HD-002 | Đang triển khai | Kỹ thuật |
Trạng thái chuẩn
5. Nhập đường dẫn folder cho Codex
Lệnh Codex lần đầu
Bạn hãy đọc toàn bộ dữ liệu trong folder:
{FOLDER_PATH}
Nhiệm vụ:
1. Kiểm tra folder 01_HOP_DONG để tổng hợp danh sách hợp đồng.
2. Kiểm tra folder 02_NGHIEM_THU để đối chiếu biên bản nghiệm thu.
3. Kiểm tra folder 03_SAN_PHAM để lấy thông tin sản phẩm, catalogue, hình ảnh, bảo hành.
4. Kiểm tra folder 04_THEO_DOI_TINH_TRANG để cập nhật file Excel theo dõi tình trạng sản phẩm.
5. Kiểm tra folder 05_KHACH_HANG_DU_AN để bổ sung thông tin khách hàng, dự án, người phụ trách.
6. Xuất kết quả vào folder 06_OUTPUT_CODEX.
Yêu cầu đầu ra:
- Lập file Excel tổng hợp hợp đồng.
- Lập file Excel theo dõi tình trạng sản phẩm.
- Lập checklist nghiệm thu.
- Lập báo cáo sản phẩm đang triển khai, đã nghiệm thu, đang lỗi, đang bảo hành.
- Đánh dấu hồ sơ còn thiếu: hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, hình ảnh nghiệm thu, thông tin bảo hành.
Lệnh Codex cập nhật hằng ngày
Hãy kiểm tra lại folder:
{FOLDER_PATH}
Cập nhật lại tình trạng hợp đồng, nghiệm thu và sản phẩm theo dữ liệu mới nhất.
Yêu cầu:
1. Không xóa dữ liệu cũ.
2. Chỉ bổ sung dòng mới hoặc cập nhật trạng thái mới.
3. Ghi rõ ngày cập nhật.
4. Đánh dấu hồ sơ còn thiếu.
5. Xuất báo cáo mới vào folder 06_OUTPUT_CODEX.
6. Checklist thực hiện
Tick từng mục để theo dõi tiến độ. Dữ liệu được lưu trên trình duyệt bằng localStorage.
0% hoàn thành
7. Kết quả Codex cần xuất ra
| File đầu ra | Mục đích sử dụng |
|---|---|
| tong_hop_hop_dong.xlsx | Tổng hợp hợp đồng theo khách hàng, dự án, trạng thái. |
| theo_doi_tinh_trang_san_pham.xlsx | Theo dõi sản phẩm từ triển khai đến nghiệm thu, bảo hành. |
| checklist_nghiem_thu.xlsx | Kiểm tra hồ sơ nghiệm thu còn thiếu/đã đủ. |
| bao_cao_san_pham_dang_trien_khai.docx | Báo cáo điều hành cho sale, kỹ thuật, OM, kế toán. |
| bao_cao_ho_so_con_thieu.xlsx | Danh sách hồ sơ cần bổ sung. |
| nhat_ky_cap_nhat.txt | Lưu lại thời điểm và nội dung Codex đã cập nhật. |
Tóm tắt nguyên tắc
Tạo folder → Lưu dữ liệu đúng chỗ → Tạo Excel theo dõi → Dẫn đường dẫn cho Codex → Codex xử lý dữ liệu → Xuất kết quả → Kiểm tra & sử dụng.