AIG OS
ONE SYSTEM • ONE TEAM • ONE GOALQuy trình 15 bước
hướng dẫn thao tác từng bước
Chuẩn hóa luồng làm việc giữa các sàn, quản lý, phòng ban liên quan: từ tiếp nhận data, báo giá, triển khai, nghiệm thu, CSKH đến học tập – đo lường – cải tiến liên tục.
CONTROL
CENTER
CRM
DOANH THU
PHÁP LÝ
GIỮ KHÁCH
Timeline 15 bước vận hành chuẩn
Mỗi bước phải có người phụ trách, trạng thái, dữ liệu cập nhật và bằng chứng trên hệ thống.
Tiếp nhận yêu cầu
Nhập data khách hàng vào CRM/ERP, chọn đúng sàn phụ trách, gắn tag theo sàn.
Phân loại nhu cầu
Xác định khách cần sản phẩm, dịch vụ, thi công, sự kiện, quảng cáo, BĐS hay vận chuyển.
Giao việc phụ trách
Quản lý nhận thông tin, phân công nhân sự xử lý và cập nhật trạng thái.
Chuẩn bị hồ sơ
Tạo hồ sơ sản phẩm, báo giá, hình ảnh, catalogue, thông số kỹ thuật.
Theo dõi phản hồi
Cập nhật trạng thái tư vấn, đã báo giá, chờ duyệt, đã chốt hoặc chăm sóc lại.
Ký hợp đồng
Cập nhật hợp đồng, tiến độ, chuyển thông tin cho sản xuất, thi công, logistics hoặc dự án.
Triển khai thực hiện
Theo dõi tiến độ công việc, cập nhật hình ảnh thực tế, báo cáo phát sinh.
Nghiệm thu bàn giao
Lập biên bản nghiệm thu, cập nhật hồ sơ hoàn công, trạng thái hoàn thành.
Thanh toán công nợ
Theo dõi thanh toán, cập nhật công nợ, báo cáo doanh thu về quản lý.
CSKH & chăm sóc
Lưu thông tin khách, chăm sóc định kỳ, đề xuất bán thêm và bán chéo.
Học tập phát triển
Đào tạo sản phẩm, kỹ thuật, quy trình; cập nhật tài liệu lên hệ thống.
Ước lượng hiệu quả
Ước lượng doanh thu, chi phí, lợi nhuận, giá trị data và khả năng tái mua.
Cải tiến quy trình
Tổng hợp lỗi, bài học kinh nghiệm, cập nhật SOP và chuẩn hóa biểu mẫu.
Vòng lặp phát triển
Quay lại bước 1 để tiếp tục chu trình cải tiến liên tục, tăng doanh thu và giảm rủi ro.
Tạo giá trị vượt trội
Tăng trải nghiệm khách hàng, nâng chất lượng sản phẩm, phát triển đội ngũ bền vững.
Các sàn / nền tảng hệ sinh thái AIG OS
Mỗi sàn là một điểm chạm data, doanh thu và cơ hội phối hợp liên phòng ban.
Định hướng vai trò quản lý
Quản lý không chỉ giao việc mà phải kiểm soát luồng data, luồng doanh thu, luồng rủi ro và luồng chất lượng. Mỗi việc phải có người phụ trách, thời hạn, trạng thái và bằng chứng cập nhật.
Vòng lặp quản trị
- Học tập → kỹ thuật → data → CSKH
- Phối hợp → rủi ro → hiệu quả → chất lượng
- KPI → cải tiến → đào tạo lại đội ngũ
Giá trị mang lại
- Tăng doanh thu, tăng tỷ lệ chốt
- Giảm sai sót, giảm rủi ro
- Dữ liệu tập trung, dễ khai thác
- Nâng cao chất lượng sản phẩm & dịch vụ
Ma trận phối hợp phòng ban
Áp dụng cho quản lý sàn, kinh doanh, kỹ thuật, dự án, logistics, kế toán, marketing và CSKH.
| Hạng mục | Sàn chính | Bộ phận phối hợp | Data cần cập nhật | Rủi ro kiểm soát | KPI đo lường |
|---|---|---|---|---|---|
| Tiếp nhận data khách hàng | Tất cả sàn | Kinh doanh / Marketing | Thông tin khách, nguồn data, nhu cầu | Trùng data, sai nhu cầu | Data mới, tỷ lệ phân loại |
| Tư vấn sản phẩm / dịch vụ | Sàn phụ trách | Kỹ thuật / CSKH | Lịch sử tư vấn, phản hồi khách | Tư vấn sai giải pháp | Tỷ lệ chuyển báo giá |
| Lập báo giá | TDC / EX-DOOH / HSEVN | Kế toán / Kỹ thuật | Báo giá, chi phí, biên lợi nhuận | Sai giá, thiếu hạng mục | Số báo giá, tỷ lệ chốt |
| Kiểm tra pháp lý / hồ sơ | GLR / Dự án | Pháp lý / Kỹ thuật | Giấy phép, bản vẽ, công văn | Thiếu hồ sơ, sai quy định | Thời gian xử lý |
| Thi công / triển khai | TDC / NEXUS | Sản xuất / Logistics | Tiến độ, hình ảnh, phát sinh | Trễ tiến độ, lỗi kỹ thuật | Đúng hạn, chất lượng |
| Nghiệm thu | Sàn phụ trách | Kỹ thuật / Kế toán | Biên bản, hồ sơ hoàn công | Thiếu chứng từ, khách chưa xác nhận | Tỷ lệ nghiệm thu đạt |
| CSKH sau bán | CSKH | Kinh doanh / Quản lý sàn | Lịch chăm sóc, nhu cầu phát sinh | Mất khách, bỏ quên data | Tái mua, bán chéo |
Checklist quản lý hằng tuần
Dùng để rà soát vận hành, họp giao ban và báo cáo quản lý.
Cập nhật mô hình quản trị theo quý
Tích hợp 3 sơ đồ mới: luồng phân loại công việc theo quý, luồng kế hoạch doanh số 2026 – tuyển dụng, và luồng phân bổ doanh số – voucher – nguồn lực.
Luồng 90 ngày → 6 chu kỳ → công việc từng ngày
Quản trị không dừng ở mục tiêu quý. Mục tiêu phải được bẻ nhỏ thành chu kỳ 15 ngày, đầu việc trong ngày, người phụ trách, deadline, bằng chứng và KPI.
Quy trình 15 ngày
Xác định chỉ tiêu, việc trọng tâm, nguồn lực cần hỗ trợ.
Gắn người phụ trách, thời hạn, kết quả cần đạt.
Cập nhật tiến độ, bằng chứng, phát sinh, phối hợp nội bộ.
Rà soát kết quả, chỉnh kế hoạch và khóa báo cáo 15 ngày.
Triển khai trong ngày
Nhận việc, rà soát kế hoạch, xử lý việc trọng tâm, phối hợp nội bộ.
Hoàn thiện đầu việc, cập nhật trạng thái, gửi bằng chứng / báo cáo.
Hoàn thành / chưa hoàn thành, có bằng chứng cập nhật, ghi nhận tồn đọng và đề xuất xử lý.
Luồng kế hoạch doanh số 2026 → nguồn lực & tuyển dụng
Đây là lớp quản trị giúp AIG OS xác định chính xác cần bao nhiêu người, tuyển lúc nào, phân bổ cho sàn nào và phục vụ nhóm khách hàng nào.
Doanh số 2026
Xác định mục tiêu theo quý, sàn, nhóm khách hàng.
So sánh 2025
Lấy kết quả thực hiện 2025 làm dữ liệu nền.
Mức tăng trưởng
Tính chênh lệch doanh số và tỷ lệ tăng trưởng.
Năng suất / Sale
Tính doanh số bình quân theo năm, quý, tháng.
Sale cần có
Lấy doanh số kế hoạch chia cho năng suất bình quân.
Đối chiếu hiện tại
So sánh số Sale cần có với số Sale hiện có.
Cần tuyển mới
Xác định chênh lệch nhân sự cần bổ sung.
Phân bổ theo quý
Q1–Q4 theo nhu cầu tăng trưởng và thời điểm triển khai.
Phân bổ theo sàn
EX-DOOH, Adtech, Nexus, TDC, HSEVN, GLR, Logistics, ATX.
Nhóm khách hàng
Khách mới, tái ký, chiến lược, đại lý, đối tác.
Doanh số KH 2026 - Doanh số 2025Doanh số tăng thêm / Doanh số 2025 × 100Doanh số 2025 / Số Sale 2025Doanh số KH 2026 / Năng suất SaleSố Sale cần có - Số Sale hiện tạiLuồng phân bổ doanh số – voucher – nguồn lực
Bổ sung lớp nghiệp vụ để ERP/AIG OS tự động hóa dữ liệu đầu vào, tính toán, biểu đồ, đánh giá và lưu kế hoạch.