A
AIG OS • Logistics Floor Management
PHIÊN BẢN PRO • QUẢN LÝ SÀN LOGISTICS

Quy trình quản lý sàn Logistics chuyên nghiệp

Mô hình điều hành sàn Logistics theo chuẩn AIG OS: quản trị chiến lược, vận hành đơn hàng, quản lý đối tác, kiểm soát chi phí, KPI, rủi ro, dữ liệu ERP/CRM và phát triển nguồn lực bền vững.

3 trụcQuản trị • Vận hành • Duy trì & phát triển nguồn lực.
9 bướcTừ tiếp nhận yêu cầu đến giao hàng, đối soát và CSKH.
6 KPI lõiOTD, Lead time, Cost/order, POD, Issue rate, CSAT.

01. Dashboard điều hành sàn

Theo dõi nhanh tình trạng vận hành, đơn hàng, chi phí, chất lượng và nguồn lực.

Đơn đang xử lý
24
+12% tuần này
Giao đúng hạn
94%
Mục tiêu ≥ 95%
POD đầy đủ
88%
Cần tăng hồ sơ
Chi phí/đơn
1.8M
Kiểm soát tốt
Sự cố phát sinh
3
Ưu tiên xử lý
CSAT
4.6
Trên 5 điểm

02. Quản lý sàn gồm 3 mục trọng tâm

Bấm từng thẻ để xem nhiệm vụ, tiêu chuẩn kiểm soát và đầu ra cần đạt.

1

Quản trị sàn

Chiến lược, chính sách, bảng giá, phân quyền, dữ liệu và rủi ro.

2

Quản lý vận hành

Tiếp nhận, báo giá, điều phối, giao nhận, POD, thanh toán và CSKH.

3

Duy trì & phát triển nguồn lực

Nhân sự, đối tác, kho bãi, công nghệ, KPI và mở rộng thị trường.

1. Quản trị sàn Logistics

Chuẩn đầu ra bắt buộc

✓
Rõ giáBảng giá, phụ phí, điều kiện áp dụng, SLA và biên lợi nhuận được chuẩn hóa.
✓
Rõ ngườiMỗi việc có người phụ trách, người duyệt, người phối hợp và người báo cáo.
✓
Rõ dữ liệuMã đơn, trạng thái, khách hàng, đối tác, chi phí, POD và công nợ cập nhật trên hệ thống.
✓
Rõ trách nhiệmĐơn trễ, phát sinh chi phí, thiếu hồ sơ, khiếu nại đều có người chịu trách nhiệm xử lý.

03. Sơ đồ luồng quản lý tổng thể

Từ nền tảng quản trị đến vận hành thực tế và phát triển năng lực lâu dài.

1. Quản trị

  • Định vị dịch vụ Logistics
  • Thiết lập bảng giá, tuyến, SLA
  • Phân quyền và quy định phê duyệt
  • Quản trị dữ liệu và rủi ro

2. Vận hành

  • Tiếp nhận yêu cầu, tư vấn, báo giá
  • Chốt đơn, hợp đồng, điều phối
  • Theo dõi giao nhận, POD
  • Thanh toán, đối soát, CSKH

3. Phát triển

  • Đào tạo nhân sự và kỷ luật KPI
  • Mở rộng đối tác, kho, tuyến
  • Nâng cấp ERP/CRM/TMS/WMS
  • Tăng trưởng khách hàng và doanh thu

04. SOP vận hành 9 bước

Bấm từng bước để mở popup hướng dẫn thực hiện chi tiết.

05. Ma trận vai trò quản lý sàn

Phân quyền theo RACI: R - Thực hiện, A - Chịu trách nhiệm, C - Phối hợp, I - Nhận thông tin.

Hạng mục Quản lý sàn Sale/CSKH Điều phối Logistics Kế toán Đối tác/Nhà xe Đầu ra
Bảng giá & chính sách A Phê duyệt C Góp ý thị trường C Xác nhận chi phí C Biên lợi nhuận I Báo giá đầu vào Bảng giá chuẩn, điều kiện áp dụng rõ
Tiếp nhận yêu cầu I Theo dõi R Nhập yêu cầu C Kiểm tra tuyến I Nhận thông tin I Khi cần Mã yêu cầu, thông tin khách hàng đầy đủ
Báo giá & chốt đơn A Duyệt ngoại lệ R Gửi khách R Tính chi phí C Điều kiện thanh toán C Chi phí đầu vào Báo giá, xác nhận đơn, điều khoản thanh toán
Điều phối giao nhận I Giám sát I Cập nhật khách A/R Điều phối chính I Theo dõi chi phí R Thực hiện Lịch trình, trạng thái, bằng chứng giao nhận
POD, thanh toán, đối soát I Theo dõi C CSKH R Gom hồ sơ A/R Đối soát C Cung cấp chứng từ Hóa đơn, công nợ, POD, biên bản hoàn tất

06. Bảng trạng thái đơn hàng mẫu

Kanban quản lý nhanh tình trạng đơn Logistics trong ngày/tuần.

Yêu cầu mới 3

LG-001 • FMCGHCM → Quy Nhơn • cần báo giá trước 16:00
LG-002 • Thiết bị LEDKho AIG → điểm lắp • kiểm tra tải trọng
LG-003 • Hồ sơ dự ánGiao nhanh nội tỉnh • xác nhận người nhận

Đang báo giá 2

LG-004 • Vật tư bảng hiệuĐang lấy giá nhà xe + phụ phí bốc xếp
LG-005 • Hàng sự kiệnCần xác nhận thời gian giao trước chương trình

Đang giao nhận 4

LG-006 • Màn hình LCDĐang vận chuyển • ETA 18:30
LG-007 • Ấn phẩmĐã nhận hàng • chờ giao điểm 2
LG-008 • Vật tư TDCĐang bốc xếp • cần chụp ảnh POD
LG-009 • Quà tặngGiao nội thành • chờ ký nhận

Cần xử lý 2

LG-010 • Trễ tuyếnNguyên nhân: thời tiết • cần thông báo khách
LG-011 • Thiếu PODĐối tác chưa gửi biên bản ký nhận

07. Kiểm soát rủi ro và tiêu chuẩn xử lý

Các nhóm rủi ro chính cần theo dõi trong quản lý sàn Logistics.

Rủi ro giáBáo giá thiếu phụ phí, biến động nhiên liệu, chi phí bốc xếp, phí chờ, phí tuyến xa.
Rủi ro tiến độKẹt xe, thời tiết, thiếu xe, sai lịch lấy hàng, điểm giao không sẵn sàng nhận.
Rủi ro hàng hóaHư hỏng, thất lạc, sai quy cách đóng gói, thiếu ảnh trước/sau vận chuyển.
Rủi ro hồ sơThiếu POD, thiếu hóa đơn, sai thông tin khách hàng, công nợ chưa đối soát.

08. Bộ KPI quản lý sàn

Dùng để đánh giá hằng ngày, hằng tuần và hằng tháng.

OTDTỷ lệ giao đúng hạn. Mục tiêu khuyến nghị: ≥ 95%.
Lead timeThời gian từ tiếp nhận đến hoàn tất giao nhận.
Cost/orderChi phí bình quân trên mỗi đơn và biên lợi nhuận sau đối soát.
POD rateTỷ lệ đơn có đầy đủ ảnh, ký nhận, biên bản và chứng từ.
Issue rateTỷ lệ đơn phát sinh trễ, hỏng, thiếu, sai hoặc khiếu nại.
CSATMức độ hài lòng khách hàng sau giao nhận.
Partner scoreĐiểm đánh giá đối tác: đúng hẹn, đúng giá, đúng hồ sơ.
Revenue growthTăng trưởng doanh thu, khách hàng mới, tuyến mới, đơn tái sử dụng.

09. Checklist báo cáo quản lý sàn

Đánh dấu các mục hoàn tất, sau đó bấm tạo báo cáo nhanh để gửi nội bộ.

Tiến độ hoàn thành báo cáo
0%
Chưa bắt đầu kiểm tra báo cáo quản lý sàn.
KẾT QUẢ MỤC TIÊU
Ổn định vận hànhĐơn hàng được điều phối đúng tiến độ, đúng chi phí, đúng hồ sơ.
Dữ liệu minh bạchMỗi đơn có mã, trạng thái, người phụ trách, chứng từ và lịch sử xử lý.
Kiểm soát lợi nhuậnGiảm phát sinh, tăng hiệu quả báo giá, đối soát rõ chi phí đầu vào.
Phát triển bền vữngMở rộng khách hàng, tuyến, đối tác và năng lực Logistics của AIG.